Pengertian Microsoft Outlook
Microsoft Outlook atau Microsoft Office Outlook adalah sebuah program personal information manager dariMicrosoft, dan bagian dari suite Microsoft Office . Walaupun biasanya hanya digunakan untuk mengirim dan membaca surat-e, program ini juga memiliki fungsi kalender, jadwal kerja, catatan, dan jurnal. Bila digunakan bersama dengan Microsoft Exchange Server, Outlook dapat menyediakan akses kotak surat, kalender, dan jadwal bersama.
Salah satu tujuan Microsoft adalah membuat program surat-e yang mudah digunakan. Namun karena banyak lubang keamanan dalam Outlook, program ini sering digunakan untuk memasukkan virus, misalnya lewat attachment e-mail. Beberapa contoh virus yang disebarkan lewat cara ini adalah Melissa dan Sobig.
Membuat Ms. Outlook
1. Membuat akun baru
Hari-hari ini semakin banyak orang yang memiliki lebih dari satu akun email, biasanya dengan alamat yang berbeda untuk pekerjaan dan kegiatan pribadi. Dengan Outlook Express 5 Anda dapat dengan mudah mengelola beberapa akun yang berbeda dari Kotak Masuk yang sama.
Temukan Akun di bawah menu Alat dan tekan tombol Tambah. Pilih Email dan ikuti penuntun (wizard) di layar, beri nama akun dan sandi dan nama untuk server pesan masuk dan keluar, jika diminta. Untuk membuat akun tambahan, cukup ulangi prosedurnya. Ketika Anda ingin mengirim dan menerima pesan, Anda dapat memeriksa setiap akun dengan memilih Alat, Kirim dan Terima, untuk kemudian Kirim dan Terima Semua, atau cukup menangani satu akun setiap kalinya dengan kembali ke Kirim dan Terima dan memilih satu saja nama akun dari daftar.
2. Mencari grup berita yang menarik untuk dibaca
Buka Alat, Grup Berita dan, kecuali apabila Anda sudah menggunakan grup berita melalui Outlook Express, program akan mencari semua daftar yang sedang online. Ingat, menjelajahi puluhan ribu grup berita dapat memakan waktu. Setelah dilakukan, Jendela Langganan Grup Berita akan membuka, sehingga Anda akan dapat mencari grup yang menarik minat. Ketikkan kata yang menjelaskan apa yang ingin Anda bicarakan, misalnya ‘overclocking’, dan Outlook Express akan menampilkan grup yang mengandung kata tersebut di subjeknya. Klik Langganan dan sebuah ikon akan muncul dengan nama grup.
Sekarang Anda bisa menemukan grup berita yang telah Anda langgani tersebut telah terdaftar di jendela Folder. Untuk mengunduh pesan terakhir, cukup klik nama grup.
3. Memblokir email yang tidak dikehendaki
Ada seseorang yang membuat Anda jengkel di grup berita? Ingin tidak lagi mendengarnya lagi? Gampang. Dari jendela Kotak Masuk email atau Grup Berita, pilih pesan yang dikirim oleh orang tersebut. Di bawah menu Pesan, pilih Blokir Pengirim. Alamat email orang tersebut akan muncul di kotak Alamat dan dari sini Anda dapat menetapkan opsi pemblokiran yang diinginkan – entah Anda ingin mengabaikan semua pesan apa pun darinya, atau mungkin hanya berlaku untuk posting berita mereka saja. Sekali dilakukan, di Kotak Masuk tidak akan ada lagi muncul pesan dari pengirim yang telah masuk daftar hitam.
Jika Anda berubah pikiran, hapus orang dari daftar dengan membuka 'Aturan Pesan' di bawah menu Alat, dan kemudian mengeklik 'Daftar Pesan yang Diblokir'. Sorotlah alamat yang diinginkan dan tekan Hapus, dan orang tersebut akan bebas mengirim pesan kepada Anda lagi.
4. Pesan grup dan balasannya sekaligus
Ketika ada banyak orang yang mulai terlibat dalam komunikasi email atau grup berita, balasan ke pesan tertentu bisa sulit dilacak. Outlook Express dapat menyaring balasan sehingga balasan akan muncul di bawah posting asli.
Dari dalam Kotak Masuk atau Grup Berita, rentangkan menu Lihat hingga mencapai Tampilan Sekarang, kemudian pilih Pesan Grup menurut Percakapan. Sekarang, silakan klik tanda plus di sisi kiri pesan asli, dan akan muncul daftar lengkap balasan.
Untuk melihat hanya balasan ke pesan Anda sendiri, Pilih 'Tampilkan pesan balasan ke pesan saya' dari opsi Tampilan Sekarang.
5. Mengakhiri pesan
File tanda tangan sangat berguna untuk mengakhiri email, dan Anda dapat secara otomatis menambahkan tautan ke situs web, mencantumkan perincian kontak, atau hanya sekedar menuliskan kutipan favorit. Satu-satunya masalah adalah bahwa tanda tangan ini dapat muncul di pesan yang dikirim ke orang-orang yang mungkin tidak tepat atau kepada bos Anda. Outlook Express memungkinkan Anda mengatur beberapa tanda tangan yang dimaksudkan untuk dipakai di berbagai pesan yang berbeda.
Tarik turun menu Alat dan pilih Opsi. Klik tab Tanda Tangan dan pilih Baru. Ketikkan teks untuk tanda tangan Anda di kotak Edit Tanda Tangan, atau klik opsi File untuk memilih file dari hard drive yang akan dikirim bersama setiap pesan. Ulangi ini untuk tanda tangan yang berbeda, dan pilih salah satu yang paling sering digunakan dengan menekan tombol 'Tetapkan sebagai default'.
Beri tanda centang di kotak 'Tambahkan Tanda Tangan ke Semua Pesan Keluar', misalnya, dengan melampirkan teks ke setiap email yang Anda kirim, sekalipun Anda juga tetap dapat menambahkan tanda tangan alternatif dengan membuka Tanda Tangan di menu Sisipkan dan kemudian memilih file yang diinginkan.
6. Menambah sedikit gaya
Jika Anda ingin agar email Anda kelihatan mencolok di kotak masuk teman (dengan anggapan mereka juga menggunakan Outlook Express), mengapa tidak menggunakan alat tulis program untuk memoles pesan yang biasanya polos dengan gambar latar belakang atau bilah sisi yang menarik?
Buka pesan baru dan pilih Format, Terapkan Alat Tulis. Pilih dari daftar alat tulis yang ditawarkan atau klik Alat Tulis Lainnya untuk pilihan yang lebih banyak. Jika Anda tidak dapat menemukan tema yang sesuai selera, klik Buat Baru dan ikuti petunjuk untuk membuat sendiri template Anda, dan tambahkan gambar dan gaya dari pilihan Anda sendiri. Setelah kreasi Anda disimpan, maka kreasi Anda akan masuk ke dalam folder alat tulis.
7. Periksa ejaan
Email yang berisi banyak kesalahan ejaan tidak akan memberi kesan yang sangat baik. Buka Alat dan tarik turun Opsi sebelum beralih ke tab Ejaan. Klik 'Selalu memeriksa ejaan sebelum mengirim', maka di kesempatan berikutnya ketika Anda mengirim email, Outlook Express akan otomatis mencari kata-kata di teks dan memberi saran alternatif ejaannya untuk kata-kata yang meragukan.
Namun, pastikan bahwa Anda telah menyorot 'Abaikan teks asli di balasan atau terusan', karena kalau tidak, Anda akan menghabiskan banyak waktu dengan mencari kesalahan ejaan di pesan pengirim dan sekaligus balasan Anda. Juga, periksalah apakah pemeriksa ejaan sudah ditetapkan ke English (UK); karena Outlook Express akan selalu berpikir bahwa Anda menggunakan gaya Amerika seperti ‘color’ dan ‘honor’ di email.
8. Penerusan pesan secara massal
Jika Anda memiliki sejumlah pesan yang disimpan dan ingin mengirim ke seorang teman hanya dengan sekali klik, bukalah folder yang berisi semua pesan yang ingin diteruskan dan, setelah memastikan Anda menekan tombol [Control], kemudian klik satu per satu pesannya. Setelah semuanya disorot, klik tombol Teruskan pada toolbar utama dan jendela Pesan Baru akan membuka, dengan semua email yang telah dipilih akan dilampiri pesan. Sekarang, yang perlu Anda lakukan hanyalah menyelesaikan pesan dan mengirimnya.
9. Memeriksa email secara otomatis
Kecuali jika Anda selalu ingat untuk selalu memeriksa Kotak Masuk, Anda mungkin dapat melewatkan satu email penting. Untuk mencegah hal ini, OE dapat bertindak sebagai sekretaris pribadi, untuk memastikan bahwa pesan yang dikirim kepada Anda selalu tiba tepat waktu.
Pilih Alat, Opsi dan, dari tab Umum, pilih 'Periksa Pesan Baru Setiap 0 Menit', kemudian ubahlah angka menit sesuai pilihan Anda. Sekarang, setiap kali Anda online, Outlook Express akan otomatis memeriksa apakah Anda memiliki pesan baru pada waktu yang telah ditetapkan dan akan segera memberi tahu Anda.
10. Mengimpor buku alamat
Ketika Anda mulai menggunakan Outlook Express, Anda tidak perlu membuat buku alamat dari awal. Anda dapat mengimpor perincian kontak dari file alamat Windows mana pun lainnya, Buku Alamat Pribadi Microsoft Exchange, atau file teks. Di bawah menu File, gulir ke Impor dan pilih Buku Alamat Windows. Kemudian jelajahi untuk menemukan file WAB di komputer dan tekan Buka.
11. Pergi lama
Jika Anda pergi untuk waktu yang lama, hal terakhir yang Anda inginkan ketika pulang adalah Kotak Masuk yang penuh pesan dari orang-orang yang marah karena pesannya tidak dibalas. Biarkan mereka tahu di mana Anda berada dengan membuat sebuah pesan di program pengolah kata dan menyimpannya sebagai file teks. Kemudian, buka menu Alat di Outlook Express dan pilih Alat Pesan, dan pilih opsi Pesan. Di bawah jendela 'Pilih kondisi untuk aturan', pilih 'Untuk Semua Pesan', dan sorot 'Balas dengan Pesan' di bawah permintaan 'Pilih Tindakan untuk Aturan Anda'. Di bawah Penjelasan Aturan, Anda akan melihat tautan Pesan. Klik di sini dan jelajahi file teks yang telah disimpan sebelumnya. Akhirnya, ketika Outlook Express meminta Anda menyebutkan nama aturan, tuliskan ‘auto reply’ dan tekan OK.
12. Menggunakan OE dari browser web
Mengatur Outlook Express sebagai program email default berarti bahwa ketika Anda mengeklik tautan email atau grup berita di halaman web, maka Outlook Express akan membuka. Di bawah Alat, buka Opsi dan klik tab Umum. Ketika jendela Program Pesan Default muncul, tekan tombol Buat Sebagai Default untuk berita dan email.
13. Lebih teratur
Apakah Anda ingin menyimpan semua pesan untuk berjaga-jaga? Boleh saja, kecuali kalau Anda menyimpannya semua di Kotak Masuk, yang mungkin akan membuatnya sulit ditemukan. Hindari kebingungan dengan membuka menu File, memilih Folder dan kemudian memilih Folder Baru. Pilih di mana Anda ingin menempatkan subfolder dan berikan namanya. Folder baru akan muncul di jendela Folder, sehingga Anda dapat menyeret pesan ke dalamnya dari Kotak Masuk.
14. Mengekspor buku alamat
Jika Anda banyak melakukan perjalanan dan ingin membawa buku alamat, namun tidak ingin mengakses daftar kontak di PC lain, jangan khawatir.
Pertama-tama, bukalah Buku Alamat dan pilih File, Ekspor. Pilih Buku Alamat Lainnya dan pilih File Teks (Comma Separated Values, CSV). Anda kemudian akan diminta untuk memberi nama buku alamat yang diekspor tadi, dan kemudian memberi tahu Outlook Express kolom apa saja yang ingin disimpan di file baru, misalnya nama kontak dan alamat email. Klik OK dan informasi yang diminta akan disimpan sebagai sebuah file yang dapat dibuka oleh siapa pun dengan menggunakan editor teks.
15. Menambah kontak
Ketika Anda menerima email dari seseorang yang ingin Anda tambahkan ke Buku Alamat, klik kanan pesan dan pilih Tambahkan Pengirim ke Buku Alamat. Atau Anda dapat mengatur agar Outlook Express otomatis memperbarui Buku Alamat setiap kali Anda membalas pesan. Buka Alat, Opsi, dan pada tab Kirim, beri tanda centang 'Otomatis tambahkan orang yang saya balas ke dalam Buku Alamat.
16. Ini kartu nama saya
Memastikan bahwa orang-orang memiliki perincian kontak selengkapnya menjadi lebih mudah berkat Outlook Express. Kartu Nama akan berisi semua informasi pribadi Anda dari Buku Alamat dan menyimpannya dalam format vCard, yang dapat digunakan dengan berbagai macam sistem operasi.
Pertama-tama, buatlah satu entri di Buku Alamat dengan memilih File, Baru, Kontak. Setelah itu, kembali ke File dan tarik turun menu ke Ekspor sebelum mengeklik Kartu Nama (vCard). Pilih lokasi untuk menyimpan kartu, dan tekan Simpan. Di lain waktu ketika Anda membuat pesan baru, pilih Kartu Nama Saya dari menu Sisipkan untuk melampirkan kartu.
17. Mengirim pesan besar dengan OE
Untuk menjaga lalu lintas Internet tetap berjalan cepat, banyak server surat yang menurunkan batas ukuran pesan yang dapat dikirim atau diterima, dan biasanya tidak mungkin kita bisa mengirim file dengan ukuran di atas 1 Mb. Outlook Express dapat memecah file besar menjadi potongan kecil yang dapat dikelola untuk kemudian digabungkan kembali ketika semua pesan telah diterima di dalam Kotak Masuk kontak.
Buka Akun di bawah menu Alat, dan dari tab Pesan, klik Properti. Beralihlah ke tab Lanjut dan beri tanda centang di kotak 'Pecahlah pesan yang lebih besar dari x KB', dan pastikan Anda memasukkan ukuran maksimum file yang diperbolehkan oleh server Anda.
18. Berbagi kontak di antara identitas yang berbeda
Anda mungkin memiliki lebih dari satu pengguna di PC, namun ingin berbagi Buku Alamat yang sama. Tidak masalah. Tekan tombol Alamat di toolbar utama untuk membuka jendela Buku Alamat dan memilih kontak yang ingin diajak berbagi. Sorot nama dan seret ke folder Kontak Berbagi. Sekarang, siapa pun yang membuka Outlook Express akan dapat melihat kontak dengan membuka folder Kontak Berbagi di jendela Buku Alamat.
Ingat, bahwa dengan menyeret kontak dari Buku Alamat sendiri ke folder Kontak Berbagi akan membuat kontak tersebut dihapus dari daftar aslinya. Untuk tetap menyimpan kontak di Buku Alamat, buatlah salinan perincian kontak, dan seret salinan tersebut ke dalam folder Kontak Berbagi dan tidak perlu menyeret kontak aslinya.
19. Membaca grup berita secara offline
Untuk menghemat tagihan telepon, aturlah Outlook Express untuk mengunduh pesan grup berita atau tajuk berita sehingga Anda dapat membacanya secara offline. Di jendela Folder, pilih grup beritanya, dan di bawah menu Alat, pilih Sinkronkan Grup Berita. Ini akan memberi Anda opsi untuk mengunduh 'Semua Pesan' ketika online, atau 'Pesan Baru' untuk memilih posting yang telah muncul di grup berita sejak terakhir kali Anda login, or 'Tajuk Berita Saja' untuk hanya memilih tajuk berita, penulis dan ukuran pesan.
Jika Anda memilih opsi terakhir dan melihat pesan yang diinginkan untuk dibaca di kesempatan lain ketika Anda online, sorotlah judul pesan, klik kanan dan pilih 'Unduh nanti'. Tanda panah biru akan muncul di sebelah posting, yang berarti teks penuh akan siap diunduh ketika Anda online di kesempatan lain.
20. Membersihkan grup berita
Ketika Anda berlangganan grup berita yang aktif, maka direktori Anda akan cepat penuh oleh pesan, lampiran, atau posting yang tidak diinginkan, yang akan memenuhi ruang hard disik yang berharga.
Untuk merapikan semuanya, buka menu Alat dan pilih Opsi. Pada jendela Opsi, klik tab Pemeliharaan dan pilih Bersihkan Sekarang. Pastikan Anda telah menyorot grup berita di jendela Informasi File dan klik 'Ringkas untuk membuang ruang yang berisi sampah di direktori'. Anda juga dapat menghapus semua badan pesan dengan tombol 'Hapus Pesan' atau menghapus semua teks dan tajuk dengan menekan Hapus.
Menjaga kebersihannya
Pesan sampah sangat menjengkelkan, namun khususnya ketika kontennya tidak sesuai bagi anggota keluarga. Biarkan Outlook Express otomatis memfilter sampah tersebut.
1. Di bawah menu Alat, pilih Aturan Pesan, Surat. Di jendela Pilih kondisi untuk aturan Anda, tekan opsi 'Ketika Subjek mengandung kata tertentu'. Di kotak 'Penjelasan Aturan' Anda akan melihat tautan bernama 'Mengandung Kata Tertentu'. Klik di sini untuk membuka kotak 'Kata Tertentu'.
2. Di kotak Kata Tertentu, ketikkan kata-kata yang ingin diawasi kemunculannya oleh Outlook Express, kemudian tekan 'Tambahkan'. Ulangi langkah ini sebanyak kata-kata yang berbeda yang ingin Anda sertakan. Tekan Opsi agar program memberi tahu Anda apakah program akan menerapkan aturan jika pesan mengandung kata mana pun atau bahkan semua kata. Tekan OK ketika siap.
3. Pilih 'Hapus dari Server' dari opsi 'Pilih Tindakan untuk Aturan Anda', dan pastikan Anda memberi nama aturan. Klik OK, dan Outlook Express akan membuka kotak kontrol Aturan Pesan. Klik tombol 'Terapkan sekarang', dan tidak akan ada pesan dengan kata-kata kasar yang akan pernah masuk kotak pesan Anda. Untuk mengubah aturan, cukup kembali ke jendela Aturan Pesan, dan pilih 'Ubah'.
Menggunakan outlook itu sebenarnya mudah (bagi yang terbiasa ya
) tapi buat sebagian sobat mungkin ada yang malah belum tau apa itu outlook. jadi secara sederhananya ms outlook merupakan salah satu program aplikasi bawaan
office yang di gunakan untuk pengelolaan email. baik itu menerima email, mengirim email, membuat schedule, membuat catatan dan lain lagi.
Untuk membuka ms outlook sobat harus mempunyai program office “saya yakin udah pada punya kan” kemudian untuk membukanya silahkan klik tombol Start -> All Programs -> Microsoft Office. pilih Microsoft Outlook
Adapun fasilitas yang bisa sobat pergunakan dari Ms Outlook antara lain :
- Mail : disini sobat bisa menerima dan mengirim email secara langsung, dan enaknya lagi untuk membuka email sobat ndak perlu online jadi tinggal buka saja ms outlooknya.
- Contacts : fitur ini memungkinkan sobat untuk menyimpan informasi kontak seseorang yang di anggep penting, misal seperti alamat email dan kontak rekan kerja, bisnis, kekasih, dll. yang bisa di lengkapi dengan alamat web, alamat rumah, no telp, dan lain sebagainya.
- Task & Calender : fitur ini memungkinkan sobat untuk mengatur segala hal yang perlu dilakukan serta menjadikan pengingat “schedulling” untuk mengatur jadwal sobat.
- Notes : catatan elektronik yang bisa digunakan untuk mencatat segala hal yang ingin anda tulis, bisa juga di manfaatkan buat catetan pribadi, kan kalau di buku atau di ms word kan udah biasa
Demikian artikel singkat seputar cara menggunakan outlook & fasilitas yang bisa sobat pergunakan, dan semoga berkenan.